勤怠管理を行う上での注意事項

皆さんが会社へ出社し、仕事を行う際に一番初めに行う作業が出社して業務を開始する旨を記録する勤怠管理のはず。そして、業務が終わり会社から帰宅する際に、一番最後におこなう作業も勤怠管理となっているはず。会社が皆さんへ支払う給与の計算が、普段行っている勤怠管理の記録を元に行われているので、この記録が信頼性の高いモノになっていないと会社、社員共に困る自体になります。昔から行われている勤怠管理の方法としては紙媒体の記録用紙を利用したタイムレコーダーによる管理が一般的です。


しかしながら、この管理方法には様々な面で信用度が高いとは言えない状態になります。記録媒体が紙なので、水や火に弱く、破けやすい。また、非常に軽く持ち運びがしやすい為、紛失しやすい状態にあります。このような状況により、出勤記録を保存するのには、現在の所、あまり適している状態ではありません。最近では、IT技術を用いたシステムを構築し勤怠管理を行っている企業が多々あります。例としては、社員証にICチップを導入し、その情報を元に様々な機能へ応用させている企業がありました。具体的に言えばドアを施錠するのにICチップ入りの社員証へ機能を持ちこんでいたり社内で使用できる電子マネーとしても活用されていました。勤怠の記録を残す方法としては、従来のタイムレコーダーをICチップ読み取り形式に変更し、スキャンする方式のモノや起動させたパソコンの個人端末から勤怠管理専用のホームページへIDとパスワードを入力し、出社や退社の記録を行っていました。


もし、記録されたデータに誤りがあったり、修正する必要がある場合は、上司の承認を取った上で訂正されるようなシステムになっていた為、情報の信頼度も高いモノになっていました。このように、従来の紙媒体を利用したタイムレコーダーを用いたシステムよりも、IT技術を利用したシステムの方が、情報に対する信頼性の面から考えてもよりよいシステムになっていると思います。しかしながら、いずれの勤怠管理システムを用いたとしても、最終的に重要になってくるのは、給与を支払う側の会社と給与を受け取る側の労働者の間に築かれていく信頼関係が強固なモノになっていないとどんなに素晴らしいシステムが構築されていたとしても、全く価値のないモノになります。そうならない為にも、些細な問題はしっかりと話し合いを行い、業務を行う上で不都合がないような環境を整えていくようにしましょう。